Urlaubsanträge einfacher bearbeiten durch digitalen Workflow
Papierlose Urlaubsanträge sind nur dann eine Verbesserung, wenn ein intelligenter Workflow dahintersteckt. Der muss Genehmigungs- und Vertretungsregelungen ebenso berücksichtigen, wie er Überschneidungen sofort sichtbar macht. Mit dem NovaTime-Workflow-Modul hat engelen & similars das für einen Verband der Versicherungswirtschaft umgesetzt.
Ein Dachverband der privaten Versicherer in Deutschland hat seinen Sitz in Berlin. Er betreut mit seinen 300 Mitarbeitenden 460 Versicherer und Versicherungsvermittler. Diese sorgen durch fast 442 Millionen Versicherungsverträge für umfassenden Risikoschutz und Vorsorge sowohl für private Haushalte wie für Industrie, Gewerbe und öffentliche Einrichtungen.
Herausforderung
Regelmäßig, meist jährlich, wird beim dem Dachverband eine Systemoptimierung durchgeführt.
Der Personalleiter hat diesmal den Wunsch, die Urlaubsplanung neu und elektronisch zu gestalten. Bisher erfolgt das mit einer schriftlichen Beantragung beim direkten Vorgesetzten, der dann die Genehmigung wiederum handschriftlich erledigt. Ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Büro wird gewünscht. Dabei sollen Urlaubsüberschneidungen vermieden und alle Beschäftigten in der Software abgebildet werden.
Der Dachverband ist schon länger Kunde von engelen & similars. Daher ist das Urlaubs-Komfort-Modul von NovaTime als Basis-Modul bereits im Einsatz und berechnet für jeden Mitarbeitenden automatisch den jeweiligen Urlaubsanspruch anhand des Alters, der Beschäftigungsart und des Beschäftigungsgrads. Die jährliche Neueingabe für den geänderten Urlaubsanspruch fällt durch die automatische Neuberechnung weg. Auch eine Teilberechnung findet statt, wenn der Eintritt oder Austritt des Mitarbeitenden mitten im Jahr liegt. Für jede Beschäftigungsart kann, kombiniert mit dem Beschäftigungsgrad, ein eigener Urlaubsplan erstellt werden – im Extremfall einzeln für jeden Mitarbeitenden.
Lösung
Die Urlaubsplanung wird von engelen & similars elektronisch mit einem hinterlegten Workflow eingerichtet. Die Mitarbeitenden reichen den Urlaub nun online ein. Für die Darstellung des Workflows werden die Funktionalitäten eines Browsers verwendet. Dadurch lässt sich dieses Modul bequem im Intranet oder sogar Internet aufrufen. Es entfällt eine aufwendige Verteilung einer Zugangssoftware auf die einzelnen Clients.
Die Vorgesetzten können Überschneidungen der Urlaubszeiten einsehen und den Urlaub entsprechend genehmigen oder einen neuen Antrag anfordern. Für die Genehmigung sind im NovaTime-Workflow-Modul auch Regelungen für Vertreterinnen und Vertreter integriert – unterschieden nach Mitarbeitervertretung und Genehmigervertretung.
Bei der Mitarbeitervertretung kann z. B. festgelegt werden, ob zunächst ein oder mehrere Vertretende dem Antrag zustimmen müssen oder ob sie lediglich darüber informiert werden. Mit der Genehmigervertretung können ein oder mehrere Vertretende dem eigentlichen Genehmigenden zugeteilt werden. Sollte der Genehmigende einmal verhindert sein, z. B. durch eine Dienstreise oder Krankheit, wird der Antrag automatisch an dessen Vertreter weitergeleitet.
Ab Projektrealisierung starten erst einmal sechs Tester den neuen Workflow. Mit den dort gemachten Erfahrungen wird dann das neue System zum darauffolgenden 1. Januar ausgerollt.
Der Kunde ist zufrieden und auch Mirko Engelen hat sich seinen an das Projekt anschließenden Urlaub redlich verdient.
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